Obecně

Záloha je peněžní částka vyplacená dodavatelům,  zaměstnancům nebo jiným věřitelům před uskutečněním dodávky, poskytnutím služby, před vznikem nároku na mzdu apod. Se zálohou se lze setkat i v podobě zálohy na daně, např. zálohy na daň z příjmů právnických a fyzických osob  (které se hradí v průběhu zdaňovacího období), nebo ve formě zálohové faktury, zálohového listu (jako podkladu pro platbu předem). Účetně se zobrazí skutečně uhrazené a přijaté zálohy např. podle výpisu z účtu peněžních prostředků nebo pokladního dokladu.Vyúčtování zálohy je zpravidla stanoveno v platebních podmínkách smlouvy.

Ve výše uvedených případech hovoříme o zaplacených zálohách běžných, provozních, na pořízení dlouhodobého majetku a daňových. V rozvaze mají charakter pohledávek a řadí se podle druhu do stálých aktiv nebo oběžných aktiv. Poskytnuté zálohy na pořízení dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku jsou zařazeny u dlouhodobého majetku.

Z pozice příjemce těchto záloh hovoříme o přijatých zálohách, které představují určitou formu závazku a jsou součástí cizích zdrojů.

Zálohy je nutné vyúčtovat při dílčí či konečné dodávce, při celkovém vyúčtování daní právnických i fyzických osob, služebních cest a ostatních účelů, na které byla záloha poskytnuta či přijata.

Konečné zůstatky na účtech poskytnutých a přijatých záloh při účetní závěrce obsahují pouze skutečně zaplacené a přijaté zálohy, které ještě nebyly vyúčtovány a ani jejich vyúčtování se netýká daného běžného účetního období.

Specifickou formou zálohy je závdavek, který definuje občanský zákoník:

Schéma rozdělení záloh a závdavků

Placení záloh se stalo běžnou součástí podnikatelské praxe. Účtování o zálohách nepřinášelo problémy. Výjimkou bylo pouze předepisování záloh. V některých firmách přistoupili při účtování o zálohách k jejich předpisování, tj. v případě obdržení zálohové faktury na provozní účely zaznamenali MD 314 / Dal 321 a při následné úhradě vyrovnali předepsaný závazek MD 321 / Dal 221. Tento postup není zcela v souladu s platnými účetními pravidly, při předpisu záloh se zaúčtuje (zvyšuje) současně pohledávka a závazek vůči jednomu obchodnímu partnerovi, zvyšují se tak aktiva i pasiva. Je zřejmé, že podstatu účetního případu správně vystihuje zaznamenání pouze změny struktury aktiv, tzn. pokud firma zaplatí (poskytne) zálohu, znamená to, že přeměnila jedno aktivum (peníze) v jiné aktivum (pohledávku).

Obdobné je i řešení přijaté zálohy, pokud firma vystavuje zálohové faktury a předepisuje je, tj. zaznamená MD 311 / Dal 324 a v okamžiku příjmu peněz vyrovná pohledávku MD 221 / Dal 311, potom rovněž předepsáním pohledávky a současně i závazku zvyšuje aktiva i pasiva, přičemž podstatou účetního případu je zvýšení peněžních prostředků a současně zvýšení závazku vůči obchodnímu partnerovi.

Většina účetních ve firmách, kde při účtování o zálohách je nejprve předepisují, si skutečnost zvýšení aktiv a pasiv, které není podloženo, uvědomují a na konci účetního období předepsané zálohy, které nebyly dosud uhrazeny, stornují, a po otevření účetnictví nového účetního období opět předepsané zálohy v účetnictví zaznamenají.

Současná doba v našich podmínkách je poznamenána tím, že daně a účetnictví se navzájem „oddalují“. Tento trend má však v účetnictví zpravidla za následek mnohem podrobnější analytické členění účtů a mnohdy i podřizování se účetnictví naplněním daňových požadavků tak, aby účetnictví zůstalo základním zdrojem informací jak účetních, tak i speciálních daňových zákonů.

Pozn.: k DPH u záloh a závdavků

V režimu „klasického“ zdanění, tj. mimo ...