Výklad (komentář) k položce

Na tomto účtu se účtují cestovní náhrady k úhradě výdajů za ubytování, zvýšených stravovacích výdajů (stravné), k úhradě nutných vedlejších výdajů spojených s pracovní cestou a kapesné.

Bližší výklad k jednotlivým položkám – viz část Daňové aspekty

Účtování

>  Základní souvztažnosti

Vztah k účetní závěrce

Vyhláškou č. 500/2002 Sb. je stanoveno uspořádání a označování položek rozvahy a výkazu zisku a ztráty. Údaje o účtu 512/003 se uvádí takto:

Účetní doklady

Účetními doklady, pokud splňují náležitosti dané § 11 ZoÚ, jsou obvykle dodavatelské faktury, výdajové pokladní doklady, doklady o ubytování, interní doklady.

Daňové aspekty

Výdaje za ubytování

Zákoník práce pojem "ubytování" nespecifikuje a nelimituje ani výši souvisejících nákladů (viz § 162 ZPr). Poplatníkem samotným však tato výše nákladů na ubytování může být upravena (limitována) vnitřní směrnicí, zejména s přihlédnutím k zásadám efektivity. Může tak být např. stanovena max. výše nákladů na ubytování, kategorie využitelných ubytovacích zařízení apod., a to buď jednotně pro veškeré zaměstnance, či pro jednotlivé „kategorie“ zaměstnanců v návaznosti na jejich pracovní zařazení.

Stejně jako ZPr ani ZDP výši možných nákladů vynaložených na ubytování zaměstnanců nelimituje. Základní podmínkou možného daňového uplatnění předmětného nákladu tak tedy zůstává pouze prokázání skutečné výše vynaložených výdajů za ubytování příslušným dokladem, jakož i (samozřejmě) skutečnost, že příslušná cesta byla cestou pracovní.

Možnost uplatnění výdajů vynaložených na ubytování při pracovní cestě není přitom svázána výlučně pouze s využitím běžných ubytovacích zařízení (hotelů, penzionů, ubytoven apod.). Vyloučena tak není ani možnost využití dočasného nájmu bytu pro zaměstnance vyslané na pracovní cestu, zejména v situacích, kdy tato forma ubytování bude efektivnější, než využití jiných forem.

Stravné pro pracovní cesty v tuzemsku

Ve smyslu ustanovení § 163 ZPr přísluší zaměstnanci stravné za každý kalendářní den pracovní cesty. Výše tohoto stravného (náležícího zaměstnanci, trvá-li pracovní cesta déle jak 5 hodin) je upravena přímo § 163 ZPr, přičemž tímto ustanovením je konstatováno, že předmětné částky jsou považovány za částky minimální. Výše stravného je průběžně měněna (zpravidla jednou ročně) v závislosti na vývoji cen vyhláškou MPSV, pro rok 2024 tak byla upravena vyhláškou č. 398/2023 Sb.

Stravné nesmí být vázáno na jiné podmínky, než je doba trvání pracovní cesty. Nelze je ničím nahradit (tedy např. ani stravenkou).

Výši stravného tedy určuje zaměstnavatel zaměstnanci před vysláním na pracovní cestu nejméně ve výši stanovené podle § 163 ZPr. Tato výše může být též určena v kolektivní smlouvě nebo stanovena ve vnitřním předpise, popř. v pracovní smlouvě. Nesjedná-li zaměstnavatel nebo neurčí-li před vysláním zaměstnance na pracovní cestu vyšší stravné než minimální částky stanovené v § 163 odst. 1 ZPr, přísluší zaměstnanci stravné ve výši minimálních částek.

Bylo-li však zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá (bezplatné jídlo), přísluší zaměstnanci pouze stravné snížené za každé bezplatné jídlo až o hodnotu

Pokud zaměstnavatel nesjedná nebo neurčí před vysláním zaměstnance nižší hodnotu snížení stravného, přísluší zaměstnanci pouze stravné snížené o hodnotu uvedenou výše (70, 35 či 25 %).

Uvedené snížení je povinné. Míra tohoto snížení však může být zaměstnavatelem upravena, tj. stravné lze snížit i o hodnoty menší, než zmíněných 70, 35 či 25 %.

Na tomto místě je ovšem žádoucí zdůraznit příslušné daňové souvislosti vážící na problematiku (nejen) stravného. Stravné vyplácené zaměstnancům sice je, spolu s dalšími cestovními náhradami, daňově účinným nákladem zaměstnavatele [§ 24 odst. 2 písm. zh) ZDP], na straně druhé však jeho zaměstnavatelem přiznaná výše může „negativně ovlivnit“ výši základu daně z příjmů ze závislé činnosti zaměstnance (a tím samozřejmě nejen výši jeho daňové povinnosti, ale i výši souvisejících odvodů na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění).

Ve smyslu ustanovení § 6 odst. 7 písm. a) ZDP nejsou sice náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti považovány za předmět daně, nikoli však bez jakéhokoli omezení. Předmětem daně nejsou pouze do výše stanovené či umožněné ZPr pro  zaměstnance odměňované platem,  tedy zaměstnance tzv. „veřejného sektoru“ (viz § 109 odst. 3 ZPr). Jiné a vyšší náhrady již zdanitelným příjem jsou.

Znamená to tedy, že pokud hodnota stravného (stanoveného § 163 ZPr pro zaměstnance „neveřejného sektoru“ v hodnotách minimálních, které lze zaměstnavatelem zvýšit) přesáhne hodnotu stanovenou § 176 ZPr a (pro rok 2024) vyhláškou č. 398/2023 Sb. pro zaměstnance „sektoru veřejného“ (její horní limit), je tato „nadlimitní částka“ za zdanitelný příjem zaměstnance již považována.

>  Příklad č. 1

Stejným způsobem je přitom nutno nahlížet i na otázku snížení stravného při bezplatně poskytnuté stravě. Ustanoveními § 176 odst. 3 a 4 ZPr je zaměstnancům „veřejného sektoru“ stravné snižováno za každé bezplatně poskytnuté jídlo o hodnotu

Tomuto zaměstnanci pak stravné vůbec nepřísluší, pokud mu během pracovní cesty, která trvá

Není-li tedy zaměstnanci (který není zaměstnancem „veřejného sektoru“, kterému stravné bezvýhradně sníženo být musí) stravné při bezplatném poskytnutí stravy (jídla, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře) adekvátním způsobem sníženo, je „nadlimitní hodnota“ stravného opět považována za zdanitelný příjem zaměstnance.

>  Příklad č. 2

Pro úplnost lze dodat, že pokud pracovní cesta spadá do 2 kalendářních dnů, od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dni se upustí, je-li to pro zaměstnance výhodnější (§ 163 odst. 4 ZPr). Tato úprava tak umožňuje přiznat stravné i v situaci, kdy by při striktní vazbě na kalendářní dny stravné jinak poskytnuto být nemohlo (např. pracovní cesta od 22.00 hod. prvého dne do 3.30 hod. dne druhého apod.).

V souvislosti se vznikem nároku na stravné je vhodné poukázat ještě na jednu návaznost dopadající na zaměstnance zaměstnavatele, který zaměstnancům poskytuje příspěvek na „závodní stravování“. Vznikl-li zaměstnanci při pracovní cestě v průběhu směny nárok na stravné, nelze v tento den tomuto zaměstnanci osvobodit případný příspěvek zaměstnavatele poskytnutý na jeho „závodní stravování“ od daně z příjmů  [§ 6 odst. 9 písm. b) ZDP]. 

Stravné při zahraniční pracovní cestě

Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnancům stravné v cizí měně za podmínek stanovených ...