Na tomto účtu se účtují náklady vynaložené na pracovní cesty, tj. vynaložené na ubytování, dopravu hromadnými dopravními prostředky, stravné, náhrady za spotřebované pohonné hmoty, jakož i základní náhrady při použití silničního motorového vozidla nezahrnutého do obchodního majetku poplatníka a další nezbytné výdaje spojené s pracovní cestou v prokázané výši.
Pro poskytování cestovních náhrad je zásadní, aby úprava obsažená v právních předpisech byla dále zpřesněna ve vnitřní směrnici účetní jednotky k pracovním cestám - např. je nutné určit výši poskytovaného stravného, co patří do částky kapesného, co jsou prokázané nutné výdaje spojené s pracovní cestou, jakou formou a do jakého termínu podat vyúčtování pracovní cesty apod.
Cestovní náhrady upravuje § 151 až 189 ZPr (viz i heslo Cestovní náhrady).
Až do předpokládané výše cestovních náhrad je zaměstnavatel povinen zaměstnanci poskytnout zúčtovatelnou zálohu (pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta). Poskytnutí zálohy upravuje § 183 ZPr. Zaměstnavatel má povinnost zálohu poskytnout na všechny „druhy“ náhrad, a to do jejich předpokládané výše, aniž by zaměstnanec musel o poskytnutí zálohy žádat. Neposkytnutí zálohy lze se zaměstnancem dohodnout, přitom lze míti za to, že pokud zaměstnanec „odjel bez zálohy“ s neposkytnutím zálohy souhlasil.
O záloze na cestovní náhrady a jejím vyúčtování se účtuje jako o pohledávce nebo závazku vůči zaměstnanci na účtech 333-Ostatní dluhy vůči zaměstnancům a 335-Pohledávky za zaměstnanci.
Zálohu lze poskytnout:
| - | v hotovosti, |
| - | převodem na účet zaměstnance, |
| - | cestovním šekem, |
| - | poskytnutím platební karty zaměstnavatele. |
Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohu:
| a) | v příslušné cizí měně, ve které je stanovena základní sazba zahraničního stravného vyhláškou MF ČR, |
| b) | v jiné dohodnuté cizí měně (v případě zálohy na zahraniční stravné), |
| c) | v české měně (v případě zálohy na zahraniční stravné), |
| d) | její část též cestovním šekem, |
| e) | zapůjčením platební karty zaměstnavatele. |
Při určení výše zahraničního stravného v jiné dohodnuté cizí měně se nejprve zjistí korunová hodnota zahraničního stravného, která se přepočítá na dohodnutou měnu. Pro určení korunové hodnoty zahraničního stravného a částky zahraničního stravného v dohodnuté měně se použijí kursy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den vyplacení zálohy. Není-li poskytnuta záloha, použijí se kursy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den nástupu zahraniční pracovní cesty (§ 184 ZPr).
Podle zákoníku práce je zaměstnanec povinen do deseti pracovních dnů po skončení pracovní cesty předložit písemné doklady k vyúčtování a nevyčerpanou zálohu vrátit. Zaměstnavatel je povinen do deseti dnů od předložení dokladů provést vyúčtování a uspokojit nároky zaměstnance. Uvedené lhůty platí, nedohodnou-li se účastníci jinak.
Vypořádání doplatku či přeplatku probíhá v případě tuzemských cest v české měně, v případě cest zahraničních pak dle § 183 odst. 4 ZPr. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí právo zaměstnance (tj. přeplatek), vrací zaměstnanec zaměstnavateli:
| - | v měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl (tedy v měně poskytnuté zálohy), nebo |
| - | v měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu v zahraničí směnil, anebo |
| - | v české měně. |
Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí právo zaměstnance (tj. doplatek), doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně, případně podle dohody v měně jiné.
Při vyúčtování zálohy použije zaměstnavatel zaměstnancem doložený kurs, kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu (kurs z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí) a kursy vyhlášené ČNB a platné v den vyplacení zálohy (viz § 183 odst. 2 a 4 ZPr).
Uskutečnění pracovní cesty je možné i prostřednictvím cestovní kanceláře, ale k vyúčtování je nutné mít podrobný rozpis výdajů, který bude součástí vyúčtování.
V případě zajištění pracovní cesty zprostředkovatelskou firmou, cestovní kanceláří, zamluvením noclehu, jízdenek apod. může účetní jednotka poskytnout zálohu zprostředkovatelské firmě. Při neuskutečnění pracovní cesty nebude obvykle vrácena celá částka. Rozdíl bude obvykle ve smlouvě upraven jako smluvní pokuta a vyúčtován na účet 544-Smluvní pokuty a úroky z prodlení. Smluvní pokuta, je-li zaplacena, je daňovým nákladem [viz § 24 odst. 2 písm. zi) ZDP].
| • | Na začátku účetního období při otevření účetních knih nemají výsledkové účty (tj. i účet 512) počáteční zůstatek. |
| • | V průběhu účetního období na straně MD účtu se zachycuje narůstajícím způsobem cestovné od počátku do konce účetního období. |
| • | Na konci účetního období při uzavření účetních knih se zůstatek účtu převádí ze strany D na stranu MD účtu 710-Účet zisků a ztrát. |
| 1. | Nevedení analytických účtů podle daňové uznatelnosti nákladů. |
| 2. | Není možné běžně účtovat o cestovních nákladech bez doložení konkrétních dokladů o jejich úhradě. Jestliže zaměstnanec příslušné výdaje neprokáže, postupuje se podle § 185 ZPr. |
| 3. | Do termínu účetní závěrky mají být vyúčtovány všechny pracovní cesty vztahující se k uzavíranému období, stejně tak vyrovnány všechny zálohy na pracovní cesty. |
Vyhláškou č. 500/2002 Sb. je stanoveno uspořádání a označování položek rozvahy a výkazu zisku a ztráty. Údaje o účtu 512 se uvádí takto:
| • | Výkaz zisku a ztráty v plném rozsahu ř. označený A.3. Služby |
| • | Výkaz zisku a ztráty ve zkráceném rozsahu (pouze malé a mikro účetní jednotky, které nejsou obchodní společností a zároveň nemají povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem) ř. označený A. Výkonová spotřeba |
Máte zakoupeno předplatné? Zadejte prosím svůj přihlašovací kód a heslo.
Pokud předplatné účetního průvodce MáDáti dosud nemáte, mužete si předplatné rovnou zakoupit.
Používání účetního průvodce MáDáti je zpoplatněno:
Další podmínky:
Nakladatelství Sagit, a. s.
Horní 457/1
700 30 Ostrava-Hrabůvka
IČ: 277 76 981
DIČ: CZ27776981
Registrace: OR KS Ostrava, B 3086
E-mail: it@sagit.cz
Telefon: 596 786 002
www.sagit.cz
© 2024 Nakladatelství Sagit, a. s. Všechna práva vyhrazena.